Nic Lin's Blog

喜歡在地上打滾的 Rails Developer

工程師提昇自己的教學和簡報技術的方法

前言

你有常常聽了一場演講/簡報結果沒什麼記憶點嗎? 講的好不好?好在哪裡?學會了什麼或是獲得什麼知識點?

不是簡報沒重點就是講師只會一直講,然而沒重點往往是想講的資訊量太多

讓教學和簡報更專業

在就學時期通常會碰到要上台簡報一個主題,多半都是考試需要,所以看似講給同學聽其實都是講給老師聽而已,所以好像也不是這麼在乎聽眾的感受,因為目標是拿到分數而不是真的把知識傳遞給他人。

這時期的簡報也因為看別人怎麼做就跟著做,通常就是把網路上找到的一堆資源塞在簡報內,看起來很豐富,但其實「資訊過多就是雜訊」,而這時通常也受長期的教育影響,通常只會使用「講述法」,也就是我講你聽的方法。

在業界工作幾年後,我發現自己除了公司內部分享會需要用到簡報,也可能在接一些校園演講和技術分享時需要。

自從智慧型手機的出現,現在人類的專注力更容易被分心,研究指出現在人類平均的注意力已經剩下大約八秒,所以更能常常看到分享到一半,底下的人拿手機出來作自己的事。

我一向喜歡觀察每個人的簡報分享,尤其台下聽眾的反應更是能拿來作為自己改進的參考,我通常會用這幾點衡量這次的分享有哪些需要改進的地方,例如:

  • 當講者分享到超過多長的時間時,會有人拿出手機來滑
  • 一場分享完之後自己能獲得什麼?

對我而言,一場好的分享應該是

  • 聽眾能獲得一至三個重點
  • 過程中沒人睡覺或滑手機,有簡單互動
  • 時間在 40 分鐘以內

書籍、課程推薦

因為自己喜歡分享,也希望可以把這件事情做的更好,又碰上因緣際會下的貴人相助(前公司老闆提供的內訓)

我在分享和簡報時能夠有新的突破是透過兩位老師的課程和書籍

  • 專業簡報力 - 王永福老師
  • 懶人包工作坊 - 林長揚老師

這兩位老師的實戰課程都對我後來在做簡報和分享時也組合出自己的風格,非常有用。

我甚至私心覺得靠這兩本書基本上就能先改善一般從大學出來的簡報和分享技巧了

寫出好簡報之前

在做分享,寫出好簡報之前,其實透過反面思考,就能找出改進簡報的線索了

反著想,總是反過來想 – 查理蒙格

那麼,什麼樣的簡報對你而言是不好的

  • 有五顏六色跟主題沒關係的圖案
  • 一張投影片裡面有一堆文字(而且可能講者還照念)
  • 一張投影片裡面超過一個重點
  • 跟主題不相關的模版
  • 太多專業用詞(要思考聽眾的理解可能不是和你一個水平)

生命是以時間為單位的,浪費別人的時間,等於謀財害命,浪費自己的時間,則等於慢性自殺 – 魯迅

所以一份不好的簡報分享,其實就是在浪費彼此時間,是一件害人害己的事情,如果不喜歡被浪費時間,也要為聽眾想一想。

簡報與講述的原則

一場簡報/演講,核心只要有三個就夠(人的記憶力有限)

做簡報時我自己會把握幾個原則

  • 每張投影片只有有 1 個重點(一頁一重點,講到才出現)
  • 投影片遵循:大字流、半圖半文字、全圖像
  • 懶人包的扁平化圖像技巧(圖比文字更容易讓大腦快速辨識)
  • 文字或內容是自己咀嚼過而不是直接複製貼上
  • 配色原則(中性色+強調色)
  • 知識從大到小
  • 單頁內容保持在 60 字以內,最多不能超過 90 字
  • 開頭和總結時都要重複三個核心,加深印象

(我的內部分享範例)

三個核心

一個重點

舉例:像這種其實是「講義」,而非「簡報」,因為雜訊過多

講述時把握幾個原則

  • 開場快速破冰,而不是過度炫耀自己的戰績或裝熟
  • 避免知識份子的傲慢,不管觀眾想不想聽就自顧自的講
  • 除了講述法以外依照場合或經驗使用「問答法」「演練法」「小組討論法」
  • 回饋時一定是「稱讚 -> 建議 -> 稱讚」的三明治回饋法

不要用專業解釋專業

這點特地提出來講是發現其實滿多人都會犯下這個錯誤

當一個人對一件事相當熟悉時,往往忘了其他人並沒有一樣的知識和熟練度,就會用大量的專業術語轟炸,這就是所謂的知識詛咒,對於知識傳播來說是很常見也傷害很大的現象 – 懶人圖解簡報術

要避免這種現象,必須要先換位思考,這場簡報、教學,是給誰聽的?聽眾的知識水平範圍到哪裡?

舉例來說,有些技術會議的簡報,可能會認為來參加的都是工作經驗好幾年的工程師,所以常常會把專業解釋的更專業,除非說入場有限定年資,否則其實新手工程師參加的也不少(至少我曾經遇過,感覺就是鴨子聽雷XD)

所以我自己在做分享時都會盡可能的避免這個情況,能用平易近人的例子舉例是最好不過,不但能跟觀眾建立連結,也可以讓他在這場簡報之後真正的帶走知識。

太過專業的解法:嘗試用故事去讓聽眾領悟專業內容

固定的簡報風格

如果有自己喜歡的顏色,最好不管是內部分享、大型演講都採用一致的色調,這會讓人很容易記住你,甚至看到簡報就知道是誰的內容。

現在的簡報工具都可以自己編輯幻燈片模版,所以只要辛苦一次,之後都可以套用有自我風格的模版,簡報就像建立個人品牌一樣,自始而終的一致

舉例:像我現在的部落格主色都和簡報的外框顏色一致

小結

我認為人生沒有白走的路,學過的東西總有用上的一天,當我學過福哥的專業簡報力後,我認為上台講述的功力已經大幅增進了。

但後來碰上林長揚老師的懶人圖解簡報術時,我發現這兩位老師的內容讓我組合出自己的風格,感覺像是技能爆擊一樣。

既可以用扁平化的技巧提升簡報閱讀的美感還能讓觀眾更好懂,在搭上教學的技術的教學法,讓我在不管是內部分享還是之前校園的演講都獲得不錯的回饋。

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